8个简单窍门教你利用好时间

　　文/bill trenchard

　　1、说不

　　当你的公司变得很优秀了，你就会遇到更多的麻烦。好多人会通过linkedin，email来跟你联系，要跟你去喝咖啡，要请你帮忙。这真是折磨人。就像你童年的小伙伴，你只能勉强记得他的名字，他却要你把facebook上所有有影响力的朋友都介绍给他。这时你就得说：“no”。

　　要拒绝别人是很难的。因为你也想回报一些什么，毕竟曾经有这么多人帮助过你。但是，在这方面你得有个底线，我也会教你一些比较容易say no的办法。

　　尝试一下这个“no”模板它是一个罐头回复，适用于任何你想say no的普遍情况。我最早是从mark suster那里听到这个做法，他是一个企业家和投资者，这个办法替我节省了无数的时间，大大减轻了我的焦虑。举一个例子：

　　你好bill，

　　很高兴收到你的消息。希望你一切都好。我很幸运，我的公司正发展的不错，但我现在压力很大，为了我的事业。我常去一些社交活动，但恐怕最近就不太方便。

　　祝好

　　josh

　　这样的回复可以节省你的时间和精力。让你不必一再回复同样的内容。最重要的是，他们不会再联系你了。这类处理方式很婉转，也如实说明了情况，但要记得把话说死，别留下机会，让他们再找上门来。

　　有了这个批处理模板，你可以跟销售人员说不。在投资者会议，如果你不想再投钱，你可以说不。投资者会有不少建议。你不必全都执行。董事会会有很随意的请求。你不必同意他们。针对这些情况一一写下模板，包括在linkedin上的回复信息。包括你久违的朋友来email要求一个会面的答复。最终，你肯定会用到它们的。

　　2、做一个email忍者

　　推荐给那些没用过sanebox的人，我是它的粉丝，它是这么的简单。有点像google priority mailbox，很给力，并且在iphone上工作良好。它建立了一个批量文件夹，能自动归档群发邮件。那些你不需要亲自阅读的邮件，你永远不会看到它。它很准确，能节省大量的时间。

　　我所认识的大部分ceo，在清空收件箱方面都是高效率的能手。试想一下邮政信件是怎么被处理的。你拿起你的信，看一下，然后把它们放下来，拿起来，放下来，然后是一次一次又一次？这简直叫人精神错乱。然而，我们大多数人正是这么处理email的。我观察到的email忍者会使用三种方法：

　　①全天候。你的邮箱始终是打开的，一有邮件进来，你就处理掉。你非常有责任心，但这样的话，遇到那些需要深思熟虑的项目，你会很难集中精神。

　　②分批处理。你每天会有两到四次来查看email，并马上把所有事情都处理掉。

　　③助理。你有一个全职的或者虚拟的助理，来帮助检查你的email，把真正重要的邮件打上标签，并提醒你那些需要立即处理的事项。当然，这样的话你需要建立一个私人的收件箱，不过这可以让你的生活整个焕然一新。

　　如果你没有一个助理，我会建议你使用方法二：分批处理。它可以让你在需要的时候，专注于处理email，同时其他任务也可以得到应有的重视。频繁的切换工作会让你什么都干不好的。

　　另一种方法可以提升你处理电子邮件的技能的是，装一套插件。像asana这类的任务管理器里就有，可以让你把email从你的任务管理器里移进移出。这是一个快速的方法可以清空收件箱，邮件留待稍后处理。

　　经验法则：如果你可以在两分钟内回复好或者处理好email，那你就马上处理吧。如果处理起来需要超过两分钟，就把它移动到你的任务管理器里，待后续再处理。你这样做时，也会在各种任务和电子邮件间安排好它们的优先顺序，不用再花时间去收件箱里头处理。

　　我听过一些人说使用gmail的键盘快捷键可以节省掉30%的时间。gmail还提供了一个设置，只要你点击发送，邮件就会自动归档，让你的收件箱每天都干干净净的。

　　最后，也许也是最有用的就是text expander或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设定好的短语，就可以神奇般的填写好一整封电子邮件。