打电话有什么基本要求?
现代社会是讲究“快节奏、高效率”的时代,电话,是现代社会主要的通讯工具之一。许多人认识到了口才的重要性,在平时格外注意,但是,在打电话的时候却往往忽视应有的礼貌,或者在与对方交流困难的时候感到手足无措。其实,打电话也是展示口才的一个重要“窗口”,只要掌握了其中的技巧,你就可以轻松地在不与对方见面的情况下,获得令人满意的社交效果。
1.时间要求
打电话时间的选择要求。一般情况下,三餐吃饭的时间、早晨7时以前、晚上10时以后都不适宜打电话,在对方吃饭与休息时打电话是一种很不礼貌的行为,除非是确有紧急要事。
电话交谈持续时间要求。打电话的时间一般以3―5分钟为宜。如果一次电话要用5分钟以上,就应先说出你要办的事,并问一下:“您现在和我谈话方便吗?”假如这时不方便,就和对方另约一个时间再谈。
在非工作时间打电话要注意征得对方同意。例如,提起话筒首先问一声“现在跟您谈谈,方便吗?”如果对方正悠闲得很,他会愿意听你谈,而且谈话结果一般能令人满意;如果对方正忙得不可开交或心绪不佳,礼貌地询问也会减少他粗暴答复的可能性。
2.声音要求
使用电话,必须完全依靠谈话,电话声音是你唯一的使者,你必须通过电话给对方一个良好的印象。所以,传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音,首先音量要适中,更要注意发音和咬字要准确。
一般人在打电话时喜欢加大音量,尤其是在打长途电话时,非得大喊大叫不可,好像因为距离远怕对方听不清。电话是一个很现代化的通讯工具,你完全没有必要大喊大叫。因为你大喊大叫时,对方听了会极不舒服,但又不好意思让你声音小点,只好在那受罪。再就是当你大喊大叫时,会影响到其他人的工作,也是极不礼貌的。所以说。不论是多远的长途电话都不要大喊大叫,都要想着你现在是对着对方的耳朵说话。当然如果电话里有杂音,或者其他毛病,对方听不清楚,他会告诉你声音大点,你可以适当加大音量。
人们往往以为在电话里与对方讲话,谁也看不见谁,讲起话来就不注意带表情、带动作。其实这是不对的。在电话里与对方说话也应该带表情,激动时还可以带上动作,因为你没有表情时讲出来的话往往是干涩而没有感情的,对方一听就能想象出你面无表情的样子。对方想象到你毫无表情的与他谈话,心里也就没有热情了,这样就容易阻隔了两人的感情交流,没有感情上的共鸣,语言的交流也就没有多大意义了。
如果你现在不高兴,或正在思考一个难题,你很不乐意有人来打搅你,可此时突然有你的电话来,那你在接过电话之前,一定要稳定一下情绪,使自己高兴起来,不要把自己烦恼和不高兴的情绪传给对方,更不能因对方在不合适的时候打来电话而生气、发怒。因为对方打电话时不知道你在干什么,他打电话或许是为了让你高兴,或是为了告诉一件很重要的事。你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来,对方马上就会感觉到,他会很扫兴,想说的也就不说了。
3.交流要求
电话交谈时,因为看不见对方,如果我们不注意用声音提示对方我们在听他说话,往往会使对方产生被冷落的感觉等等。因此我们必须注意采用一些技巧,让对方产生一种相互交流的感觉。
在对方听你说话时,你要时不时地问问他,对你说的话有什么看法和想法。让他发表些意见,如果你一个劲地说,对方听多了就会分教注意力,或不耐烦了。你问他一个问题,或问一下是否同意,就是提醒对方认真听,也是一种交流的补充,使双方都集中精力。
对方在与你说话时,你要边听边说“对”、“不错”、“很好”,这些话不要长,就这一两个字就行,目的是为了让对方知道你在很认真地听他讲话,他讲起来也就有情绪了。如果一方讲得很来劲,另一方不出声,讲的一方就会失去热情,以为对方不愿意听呢。
4.礼貌要求
给别人打电话时,不管接电话的人是谁,你都应很礼貌很客气的与对方谈话。你礼貌客气,对方才会乐意听你说。尤其对第一个听电话的人来说,你是在给他添麻烦,你会让他去找你要找的人,你不客气,对方就会不乐意认真对待,不会很情愿地为你服务。
同样,如果你正在工作,突然有电话打进来,只要你拿起了电话,就要很热情、很礼貌地与对方谈话,不要不耐烦或很生气地与对方讲话。这是人际交往中必须要注意的,因为这会体现一个人的修养。
5.主动说出自己的单位和姓名
无论是打电话还是接电话,都要主动地报自己的单位和自己的名姓。打电话问:“是××单位吗?”之后还要报一下:“我是××单位。”问对方“你贵姓?”之后,就得报“我姓×”。这样也是一种礼貌,只问对方,不报自己是谁对方会反感,再说他不知你是谁,在哪打电话,也不好给你传话。
接电话时也一样,也应该主动报一声:“我是××单位,您是哪儿?”“贵姓,要找谁。”也好告诉同事是谁找。
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